Polityka prywatności

1. Informacje wstępne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników platformy veedeck, dostępnej pod adresem veedeck.com, w tym danych osób korzystających z formularzy kontaktowych na stronie.

Polityka opracowana została w oparciu o:

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO),
• ustawę z dnia 12 lipca 2024 r. - Prawo komunikacji elektronicznej (PKE), obowiązującą od 10 listopada 2024 r.

Zasady wykorzystywania plików cookies opisane są w odrębnej Polityce Cookies.

Polityka obejmuje również funkcje oparte na sztucznej inteligencji: Agenta AI (pkt 4.8), dyktowanie głosem (pkt 4.9) oraz Veezarda i podsumowania AI (pkt 4.10).

2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Daniel Rychlik, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą Daniel Rychlik Management, ze stałym miejscem wykonywania działalności przy ul. Młynarskiej 2A/17, 51-116 Wrocław, NIP: 8943229341, REGON: 527749980, zwany dalej „Administratorem". Z uwagi na formę i skalę prowadzonej działalności Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych.

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, w tym realizacji uprawnień, można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail contact@veedeck.com.

3. Zakres zastosowania

Polityka dotyczy w szczególności:

• Użytkowników korzystających z platformy veedeck w ramach planów Solo, Studio i Biuro,
• osób kontaktujących się przez formularze kontaktowe na veedeck.com,
• osób zapisujących się do newslettera lub innych kanałów komunikacji marketingowej,
• osób, których dane mogą być incydentalnie przetwarzane w związku z działaniem wtyczki Veepick (pkt 4.6).

Polityka dotyczy także osób, których dane Użytkownik wprowadza do Platformy w ramach swojej działalności (np. klientów i wykonawców projektanta), w tym gdy dane te są przetwarzane przez Agenta AI. W odniesieniu do tych danych administratorem jest Użytkownik, a Administrator Platformy przetwarza je w jego imieniu jako podmiot przetwarzający, na zasadach określonych w Umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych, stanowiącej część Regulaminu.

4. Cele, podstawy prawne i zakres przetwarzanych danych

4.1 Rejestracja konta i korzystanie z platformy

• Cel: utworzenie i obsługa konta, świadczenie usług SaaS do zarządzania projektami wnętrz i prezentacji dla klientów.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy / działania przed jej zawarciem).
• Zakres danych: imię i nazwisko, adres e-mail, nazwa firmy, dane logowania, dane o korzystaniu z usługi.

4.2 Płatności i rozliczenia

• Cel: obsługa subskrypcji (plany Solo, Studio, Biuro) oraz dokumentów księgowych.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki podatkowo-księgowe).
• Zakres danych: dane do faktury (NIP, adres), dane transakcji.

Płatności obsługiwane są przez Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, z wykorzystaniem infrastruktury Stripe, Inc.), w tym metody BLIK i Przelewy24. Administrator nie przechowuje pełnych numerów kart płatniczych - te przetwarzane są wyłącznie przez operatora płatności.

4.3 Formularze kontaktowe

• Cel: udzielenie odpowiedzi na zapytanie przesłane przez formularz na veedeck.com.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes w udzieleniu odpowiedzi) lub art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeśli zapytanie dotyczy zawarcia umowy.
• Zakres danych: imię, adres e-mail oraz inne dane podane dobrowolnie w treści wiadomości.

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do otrzymania odpowiedzi. Dane z formularza nie są wykorzystywane do innych celów (np. marketingowych) bez odrębnej zgody.

4.4 Marketing i komunikacja handlowa (newsletter, mailing)

• Cel: wysyłka informacji o veedeck, nowych funkcjach, ofertach.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) - zgodnie z modelem opt-in wymaganym przez PKE, zarówno w relacjach B2C, jak i B2B.
• Zakres danych: adres e-mail, opcjonalnie imię.

Zgodę można wycofać w każdym momencie, np. linkiem w treści wiadomości lub kontaktem z Administratorem.

4.5 Analityka i statystyki

• Cel: analiza ruchu na stronie veedeck.com, optymalizacja produktu.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona w banerze cookies) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie danych zagregowanych/zanonimizowanych.

Strona veedeck.com korzysta z narzędzia Google Analytics 4 dostarczanego przez Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia). Narzędzie ładowane jest wyłącznie po wyrażeniu przez Użytkownika zgody w banerze cookies (z zastosowaniem mechanizmu Google Consent Mode v2). Google przetwarza dane m.in. o odwiedzanych podstronach, źródle wejścia, przybliżonej lokalizacji (z anonimizacją adresu IP), typie urządzenia i przeglądarki. Dane w Google Analytics przechowywane są przez okres ustawiony przez Administratora (do 14 miesięcy), po czym są automatycznie usuwane lub agregowane. Szczegóły dotyczące plików cookies - patrz Polityka Cookies.

Google Analytics 4 działa wyłącznie na stronie veedeck.com, po wyrażeniu zgody w banerze cookies. W Platformie (panel projektanta, panel klienta, panel wykonawcy, linki udostępnień) nie używamy Google Analytics ani innych zewnętrznych narzędzi analitycznych.

Wewnętrzna analityka korzystania z Platformy. W Platformie prowadzimy własną analitykę korzystania z produktu, bez udziału zewnętrznych narzędzi. Dane zapisywane są w bazie danych Platformy (hosting OVH, EOG) i dostępne wyłącznie dla Administratora w panelu administracyjnym.

• Cel: ustalenie, z których modułów i funkcji Użytkownicy korzystają, oraz rozwój i poprawa Platformy.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na rozwoju i poprawie usługi).
• Zakres danych: identyfikator użytkownika i workspace, rola (projektant, członek zespołu, klient, wykonawca), dni aktywności wraz z listą otwartych modułów, czas ostatniej aktywności oraz nazwy kluczowych czynności (np. utworzenie projektu, dodanie pliku, wysłanie wiadomości, pytanie do Agenta AI) i modułów, w których je wykonano. Nie zapisujemy treści – plików, wiadomości, komentarzy ani danych wprowadzanych do Platformy. Zdarzenia z linków udostępnień zapisywane są bez identyfikatora osoby odwiedzającej. Czynności wykonywane przez Administratora w trybie podglądu konta nie są rejestrowane.
• Okres przechowywania: zdarzenia – 13 miesięcy, dzienne dane o aktywności – 25 miesięcy; po tym czasie są automatycznie usuwane. Dane są usuwane również wraz z usunięciem konta.

Wobec tego przetwarzania możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw, pisząc na contact@veedeck.com.

4.6 Wtyczka Veepick

W ramach wszystkich planów (Solo, Studio, Biuro) platforma udostępnia funkcję wtyczki Veepick - rozszerzenia przeglądarki służącego do pobierania danych produktowych ze wskazanych przez Użytkownika stron internetowych dostawców/sklepów, w celu wykorzystania ich w projektach i prezentacjach klienckich.

Funkcja przetwarza dane dotyczące produktów, a nie dane osobowe osób trzecich - z wyjątkiem sytuacji, gdy Użytkownik samodzielnie wprowadzi takie dane do treści projektu. W takim przypadku odpowiedzialność administratora tych danych ponosi Użytkownik.

Szczegółowe informacje o zakresie danych odczytywanych i przetwarzanych przez rozszerzenie Veepick (w tym danych przechowywanych lokalnie w przeglądarce i adresu URL strony produktu) znajdują się w dedykowanej Polityce Prywatności Veepick.

4.7 Wsparcie techniczne

• Cel: obsługa zgłoszeń i rozwiązywanie problemów technicznych.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Zgłoszenie błędu można wysłać również z poziomu Agenta AI. Zgłoszenie zawiera numer błędu, datę, workspace i moduł; treść rozmowy z Agentem AI jest dołączana wyłącznie wtedy, gdy Użytkownik wyrazi na to zgodę w formularzu zgłoszenia.

4.8 Agent AI

W Platformie dostępny jest Agent AI – asystent w formie czatu, który odpowiada na pytania Użytkownika, przygotowuje podsumowania i – po potwierdzeniu przez Użytkownika – wykonuje czynności w modułach Platformy (np. dodaje klienta, tworzy projekt, przygotowuje wiadomość). Agent AI korzysta z modelu językowego Claude dostarczanego przez Anthropic. Rozmawiając z Agentem AI, rozmawiasz z systemem sztucznej inteligencji, a nie z człowiekiem.

• Cel: udostępnienie funkcji Agenta AI w ramach Platformy; zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego działania (logi, limity, obsługa błędów, możliwość cofnięcia czynności); poprawa jakości odpowiedzi na podstawie ocen Użytkowników.
• Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – w zakresie działania Agenta AI; prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – w zakresie logów, bezpieczeństwa, zapobiegania nadużyciom i poprawy jakości usługi.

Zakres danych:

• treść poleceń i pytań wpisanych lub podyktowanych przez Użytkownika oraz odpowiedzi Agenta AI;
• dane z modułów Platformy pobierane do przygotowania odpowiedzi, wyłącznie w zakresie, do którego Użytkownik ma dostęp w danym workspace (np. dane klientów, projektów, list zakupowych, wiadomości, komentarzy);
• informacja o widoku Platformy, w którym Użytkownik korzysta z Agenta AI (np. otwarty projekt lub lista);
• historia czynności wykonanych przez Agenta AI (stan przed i po zmianie), umożliwiająca ich cofnięcie;
• oceny odpowiedzi i uwagi przekazane przez Użytkownika;
• dane techniczne: identyfikator użytkownika i workspace, czas, użyty model, liczba zapytań, błędy;
• zapamiętane preferencje Użytkownika („Pamięć agenta”), zapisywane wyłącznie na życzenie Użytkownika.

Odbiorca: Anthropic (Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia) jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia. Zgodnie z warunkami świadczenia usługi Anthropic nie wykorzystuje danych przesyłanych przez API do trenowania swoich modeli, a dane wejściowe i wyjściowe usuwa co do zasady w ciągu 30 dni, z wyjątkami przewidzianymi w umowie (np. obowiązki prawne, przeciwdziałanie nadużyciom).

Brak zautomatyzowanych decyzji: Agent AI nie podejmuje decyzji wywołujących wobec kogokolwiek skutki prawne ani w podobny sposób istotnie na niego wpływających (art. 22 RODO). Każda czynność zmieniająca dane lub widoczna dla klienta albo wykonawcy wymaga potwierdzenia przez Użytkownika.

Odpowiedzi AI: odpowiedzi Agenta AI są generowane automatycznie i mogą zawierać błędy. Przed wykorzystaniem ich wobec klientów należy je zweryfikować.

4.9 Dyktowanie głosem (zamiana mowy na tekst)

Użytkownik może dobrowolnie podyktować polecenie głosem zamiast je wpisywać; korzystanie z dyktowania nie jest warunkiem korzystania z Agenta AI ani Platformy. Po kliknięciu przycisku mikrofonu dźwięk jest przesyłany na bieżąco, w trakcie mówienia, do dostawcy usługi rozpoznawania mowy (ElevenLabs), który zamienia go na tekst wyświetlany w polu polecenia; tekst trafia następnie do Agenta AI (pkt 4.8). Nagrywanie trwa wyłącznie od kliknięcia przycisku mikrofonu do jego zatrzymania, jest sygnalizowane w interfejsie i wymaga zgody przeglądarki na dostęp do mikrofonu.

• Cel: zamiana wypowiedzi Użytkownika na tekst polecenia.
• Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – funkcja jest opcjonalna i uruchamiana przez Użytkownika.
• Zakres danych: głos Użytkownika (dźwięk przesyłany na bieżąco) oraz jego transkrypcja. Jeśli Użytkownik wypowie dane innych osób – np. imiona i nazwiska, adresy lub inne informacje o swoich klientach czy wykonawcach – albo w tle słychać inne osoby, dane te również zostaną przetworzone przez dostawcę. Nie należy dyktować numerów rachunków bankowych i kart płatniczych ani danych o zdrowiu – warunki dostawcy zabraniają przesyłania takich danych. Głos nie jest wykorzystywany do identyfikacji ani weryfikacji tożsamości Użytkownika.

Odbiorca: Eleven Labs Inc., 169 Madison Ave #2484, New York, NY 10016, USA jako podmiot przetwarzający, działający na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA), stanowiącej część warunków korzystania z usługi dostawcy. Wykorzystywanie nagrań do trenowania modeli dostawcy jest wyłączone w ustawieniach konta veedeck u dostawcy.

Przekazywanie poza EOG: dane z dyktowania są przechowywane w Stanach Zjednoczonych. Podstawą przekazania są standardowe klauzule umowne zawarte w umowie powierzenia (DPA) dostawcy; dostawca uczestniczy też w programie EU-US Data Privacy Framework.

Przechowywanie: veedeck nie zapisuje nagrań; zapisywana jest wyłącznie transkrypcja jako część rozmowy z Agentem AI (okres – pkt 7). Dostawca zapisuje nagranie i transkrypcję każdej sesji dyktowania. Dostawca nie określa okresu przechowywania dla tej usługi i nie udostępnia możliwości usunięcia pojedynczej sesji, dlatego dane są przechowywane przez cały czas korzystania przez veedeck z usługi dostawcy. Po zakończeniu współpracy są usuwane zgodnie z umową z dostawcą; usunięte dane mogą pozostawać w kopiach zapasowych dostawcy do 30 dni.

4.10 Veezard i podsumowania AI

Veezard to narzędzia AI do pracy z wizualizacjami: poprawa jakości, zmiana oświetlenia, dodawanie postaci, edycja zaznaczonego fragmentu, generowanie modeli 3D oraz czat pomagający przygotować polecenie. Platforma oferuje też podsumowania AI komentarzy do wizualizacji i odpowiedzi w ankietach.

• Cel: udostępnienie funkcji Veezarda i podsumowań AI na życzenie Użytkownika.
• Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); funkcje uruchamia Użytkownik.

Zakres danych:

• obrazy przesłane do edycji (wizualizacje, zdjęcia wnętrz, które mogą przedstawiać mieszkania klientów Użytkownika), zaznaczony obszar i treść polecenia;
• pytania i odpowiedzi w czacie Veezarda;
• do podsumowań: treść komentarzy i odpowiedzi w ankietach wraz z imionami autorów oraz załączone obrazy.

Odbiorcy: Replicate, LLC (USA) oraz dostawcy modeli udostępnianych przez Replicate – przetwarzanie obrazów; Anthropic (pkt 4.8) – czat Veezarda i podsumowania. Wyniki zapisywane są w Platformie jako pliki projektu.

Trenowanie modeli: Anthropic nie wykorzystuje danych do trenowania modeli. Replicate zgodnie ze swoimi warunkami wykorzystuje przesłane dane wyłącznie do wygenerowania wyniku, a dane wejściowe, wyniki i logi usuwa automatycznie po godzinie.

Zalecenie dla Użytkownika: nie przesyłaj do Veezarda zdjęć, na których widoczne są osoby, dokumenty lub inne dane osobowe, jeśli nie jest to potrzebne do edycji.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane następującym odbiorcom.

Platforma:

• OVH sp. z o.o. (Wrocław) – hosting Platformy, baza danych, pliki;
• cyber_Folks S.A. (Poznań) – wysyłka wiadomości e-mail;
• T3 Tools Inc. (UploadThing), San Francisco, USA – przechowywanie przesyłanych plików;
• Bird B.V. (Pusher), Amsterdam, Holandia – powiadomienia w czasie rzeczywistym;
• Anthropic Ireland, Limited – model językowy Claude (Agent AI, podsumowania komentarzy i ankiet, czat Veezarda);
• Eleven Labs Inc. – zamiana mowy na tekst w czasie rzeczywistym (dyktowanie głosem w Agencie AI);
• Replicate, LLC oraz dostawcy modeli udostępnianych przez Replicate – funkcje Veezarda;
• Stripe – płatności;
• Google Ireland Limited – logowanie przez Google i synchronizacja Kalendarza Google (jeśli Użytkownik je włączy);
• dostawcy usług powiadomień push przeglądarek (np. Google, Mozilla, Apple, Microsoft) – jeśli Użytkownik włączy powiadomienia; treść powiadomienia jest szyfrowana;
• biuro rachunkowe, dostawcy wsparcia IT oraz organy publiczne – w zakresie wymaganym przepisami lub niezbędnym do obsługi Platformy.

Strona veedeck.com: Google (Tag Manager, Analytics, Fonts), Calendly LLC (umawianie prezentacji), Formspree, Inc. (formularz kontaktowy), CookieYes Limited (baner cookies), dostawca CDN bibliotek (unpkg).

Z każdym podmiotem przetwarzającym dane w imieniu Administratora zawarta jest umowa powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO).

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Poza EOG dane przekazywane są do: Anthropic (USA – Agent AI i inne funkcje AI), Eleven Labs Inc. (USA – dyktowanie głosem), Replicate, LLC i dostawców modeli (USA – Veezard), T3 Tools Inc. – UploadThing (USA), Stripe (USA), Google (USA), Calendly i Formspree (USA – strona veedeck.com). Podstawą przekazania są standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską lub decyzja Komisji w sprawie EU-US Data Privacy Framework, jeśli odbiorca jest nim objęty. Pusher przetwarza dane w klastrze w UE. Kopię zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

7. Okres przechowywania danych

Dane związane z funkcjami AI są usuwane automatycznie po upływie następujących okresów:

Po usunięciu konta dane Agenta AI są usuwane od razu, a w przypadku konta właściciela – dane Agenta AI całego workspace. Po usunięciu osoby z zespołu jej rozmowy z Agentem AI i oceny w tym workspace są usuwane od razu.

8. Prawa Użytkownika

Każdej osobie, której dane przetwarzamy, przysługuje prawo do:

• dostępu do danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"),
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
• wycofania zgody w każdym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Wobec danych przetwarzanych przez Agenta AI przysługują te same prawa. Historię rozmów z Agentem AI oraz wpisy w Pamięci agenta możesz w każdej chwili przeglądać i usuwać w Platformie. Możesz również wnieść sprzeciw wobec wykorzystywania Twoich ocen odpowiedzi do poprawy jakości usługi. Agent AI nie podejmuje wobec Ciebie zautomatyzowanych decyzji w rozumieniu art. 22 RODO.

9. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych, w tym szyfrowanie połączeń (SSL/TLS), kontrolę dostępu do systemów oraz regularne przeglądy bezpieczeństwa infrastruktury.

W przypadku Agenta AI stosujemy dodatkowe zabezpieczenia: Agent AI ma dostęp wyłącznie do danych i modułów, do których dostęp ma Użytkownik w danym workspace; czynności zmieniające dane wymagają potwierdzenia przez Użytkownika i są rejestrowane; dane nie są udostępniane między workspace'ami; dostawcy usług AI przetwarzają dane jako podmioty przetwarzające, a wykorzystywanie danych do trenowania ich modeli jest wyłączone umownie lub w ustawieniach usługi.

10. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Polityce, w szczególności w związku ze zmianami przepisów prawa lub funkcjonalności platformy. Aktualna wersja publikowana jest na veedeck.com wraz z datą ostatniej aktualizacji.

11. Kontakt

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych: